Software Engineering

Soluciones Sencillas, para Problemas Complejos

Introducción

Integración de Módulos
El sistema eVA ha sido diseñado y desarrollado de una forma modular, el cual puede ser implantado en las empresas de manera gradual.

En la actualidad las empresas requieren de sistemas altamente integrados que permitan el control de las operaciones diarias de comercialización y administración y que a la vez proporcionen información rápida y confiable para la toma de decisiones de la dirección.

Software Engineering ha desarrollado el sistema de VENTAS Y ADMINISTRACION (eVA), el cual contempla diferentes aspectos de la empresa integrando todas las operaciones en un sistema sencillo y fácil de usar, que aporte soluciones al control y flujo de la información.

El sistema eVA ha sido diseñado y desarrollado de una forma modular, el cual puede ser implantado en las empresas de manera gradual que permita obtener beneficios inmediatos.

Las funciones contenidas en el sistema eVA han sido pensadas para los usuarios sin conocimientos en computación ofreciendo una rápida y sencilla capacitación de los mismos.

La alta integración de los módulos que forman al sistema VA/400, permiten que todas las operaciones que se realizan se reflejen en los módulos relacionados en forma inmediata. La empresa tendrá así información actualizada y confiable para la toma de decisiones.




Facturación

Para elevar continuamente el servicio a clientes el departamento de ventas debe contar con información rápida y actualizada.

Este sistema de FACTURACION ha sido desarrollado cumpliendo este objetivo.

El sistema contiene las herramientas indispensables para agrupar la información relacionada con los productos susceptibles de venta, registrar y dar seguimiento a las órdenes de clientes, emitir facturas a clientes ya sea por lotes o bien en el mostrador de la empresa, considerando siempre PRECIOS DE LISTA, INVENTARIOS EN ALMACENES Y LINEAS DE CREDITO DISPONIBLES PARA CADA CLIENTE.

El sistema permite tener precios en múltiples divisas para cada producto, listas de precios vigentes para un periodo determinado y por supuesto cambios de precios en forma masiva.

Una vez registradas las ordenes de clientes (PEDIDOS), el sistema informa cuales pedidos están por vencer y cuales pedidos están vencidos. Esto permite eficientar el proceso de surtimiento a clientes.

Cuando las facturas son emitidas, el sistema se interrelaciona con los módulos de ANALISIS DE VENTAS, INVENTARIOS, CUENTAS POR COBRAR Y CONTABILIDAD GENERAL, en forma automática.

La interrelación de los módulos implica que los departamentos involucrados en el proceso de ventas siempre cuenten con la información actualizada.

Características generales del sistema de facturación son:

  • Operaciones en múltiples divisas.
  • Control de múltiples listas de precios por producto.
  • Control sobre los pedidos de clientes, incluyendo información de back-order.
  • Control de límites de crédito.
  • Emisión de remisiones y facturas.
  • Registro y emisión de notas de cargo y notas de crédito.
  • y mucho más...

Análisis de Ventas

Para medir la eficiencia del departamento de ventas este módulo es indispensable ya que provee de la información estadística de ventas por mes y acumulados al año en diferentes presentaciones.

Los reportes de este módulo reflejan de una forma sencilla el comportamiento de las ventas en importes y unidades de venta.

El sistema automáticamente refleja las ventas a un mes determinado comparando el periodo seleccionado vs. el mismo periodo del año anterior.

Es posible también exportar la información de ventas a computadoras personales en las cuales se podrá manipular la información en programas especializados para la elaboración de graficas.

Características generales del sistema de análisis de ventas son:

  • Los análisis de ventas se reflejan en valores y volúmenes desplazados.
  • La información se obtiene en diferentes presentaciones:
    • Por agrupaciones de productos.
    • Por producto.
    • Por cliente.
    • Por zona de ventas.
    • Por vendedor.

Cuentas por Pagar

La recuperación efectiva de la cartera de clientes hoy en día es uno de los elementos vitales en el flujo de efectivo de las empresas.

El sistema de CUENTAS POR COBRAR provee las herramientas necesarias para que esta actividad pueda realizarse de una forma rápida y efectiva, observando el control de la cartera de clientes en diferentes tipos de divisas (monedas) y con la interacción que tiene con el modulo de FACTURACION la información de ESTADOS DE CUENTA DE CLIENTES es actualizada automáticamente.

La empresa tendrá a través de este instrumento una planeación real de la reciprocidad de la cartera.

El registro de la cobranza puede ser realizado en dos modalidades. La primera es por lotes donde el departamento de crédito y cobranzas podrá efectuar el registro de todo tipo de movimientos (PAGOS, NOTAS DE CARGO, NOTAS DE CREDITO ETC.). La segunda forma de registro podrá ser efectuada desde la caja de la compañía, identificando las formas de pago (TARJETAS DE CREDITO, EFECTIVO Y CHEQUES). En ambos casos al finalizar el registro de movimientos los saldos de clientes son actualizados. De esta manera el departamento de CREDITO Y COBRANZAS tiene los elementos necesarios para detectar a los clientes morosos y bloquear de ser necesaria la emisión de facturación para estos clientes. Existe también la posibilidad de poder controlar operaciones a crédito y que pueden ser documentadas (VENTA A PLAZOS).

Características generales del sistema de cuentas por cobrar son:

  • Control de operaciones en múltiples divisas.
  • Control sobre operaciones a plazos.
  • Anticipos de clientes.
  • Múltiples informes predefinidos:
    • Antigüedades de saldos de clientes hasta en 10 diversas presentaciones.
    • Pronósticos de cobranza.
    • Estados de cuenta.
    • Análisis de movimientos por periodo.
    • Control de cobranza a través de terceros.

Tesoreria

El control del flujo de efectivo hoy en día es de vital importancia. El módulo de tesorería es el encargado de controlar las cuentas bancarias de la compañía, informando en todo momento cuales son los saldos de bancos disponibles.

El sistema de tesorería cuenta con interfaces a los módulos de CUENTAS POR COBRAR, CUENTAS POR PAGAR Y NOMINAS.

Cuentas por cobrar es el encargado de informar cuales son los ingresos diarios por concepto de pago de facturas, al registrar estos pagos en cuentas por cobrar la información de los ingresos es actualizada en forma automática al módulo de tesorería.

Cada vez que se emiten cheques de pago a proveedores en el módulo de cuentas por pagar estos son actualizados en forma automática al módulo de tesorería de igual forma sucede cada vez que en el módulo de nóminas son emitidos cheques por concepto de pago de sueldos.

El sistema de tesorería también cuenta con las opciones necesarias para el control de operaciones misceláneas como son la emisión de cheques por diversos conceptos y también cuenta con la posibilidad de registrar información generada directamente por los bancos como son intereses, comisiones bancarias etc.

Con toda esta información el sistema de tesorería se convierte en una herramienta indispensable para la elaboración de conciliaciones bancarias.

Características generales del sistema de tesorería son:

  • Control de chequeras.
  • Múltiples tipos de moneda.
  • Impresión de cheques por solicitud.
  • Registro de movimientos misceláneos.
  • Análisis de movimientos por periodo.
  • Estados de cuenta por chequera.
  • Control de los cheques emitidos y no entregados.
  • Conciliaciones bancarias

Contabilidad General

La operación en general de la empresa se ve reflejada en los asientos contables.
Por lo cual resulta indispensable un sistema de contabilidad que informe a la DIRECCION de los resultados en cada uno de los ejercicios fiscales en forma oportuna para la toma de DECISIONES.

Este sistema provee de toda la información financiera de la empresa en el momento en que están sucediendo las operaciones en todos los departamentos de la empresa, ya que tiene interrelación con todos los módulos que forman al SISTEMA DE VENTAS Y ADMINISTRACION (eVA).

Este sistema permite obtener diariamente estados financieros actualizados con las últimas operaciones registradas en la contabilidad y en otros módulos interrelacionados.

Contempla también herramientas para la definición de estados financieros de acuerdo a las necesidades de cada compañía.

Características generales del sistema de contabilidad general son:

  • Múltiples tipos de pólizas.
  • Periodos fiscales abiertos.
  • Control de pólizas repetitivas.
  • Control múltiples presupuestos.
  • Informes financieros definibles por el usuario.
  • Cuatro niveles en catálogo de cuentas.
  • Balanzas de comprobación.
  • Auxiliares.
  • Diario general.
  • Saldos promedio.
  • Libro mayor.
  • Pólizas automáticas generadas por otros módulos del eVA.
  • Exportación de datos a computadoras personales.
  • Cierres anuales.
  • NO EXISTEN CIERRES MENSUALES.

Nóminas

Este sistema provee de los elementos necesarios para el pago de nóminas a EMPLEADOS y OBREROS, teniendo la posibilidad de definir múltiples tipos de nóminas a controlar. Es posible definir hasta 999 conceptos de percepción y/o deducción con las características particulares de calculo de cada uno de ellos.

El sistema puede tener el control de percepciones y/o deducciones fijas como son FONACOT, PRESTAMOS DEL INFONAVIT etc. En forma automática se calculan conceptos de impuestos como son ISPT, IMSS OBRERO, IMSS PATRONAL, SAR, APORTACIONES AL INFONAVIT.

De todos los conceptos controlados en este sistema se conservan acumulados que facilitan la elaboración de declaraciones MENSUALES, BIMESTRALES Y ANUALES. Se contemplan también procesos especiales para el calculo y emisión de nóminas por conceptos de AGUINALDOS, PARTICIPACION DE UTILIDADES Y VACACIONES.

Todos los datos relacionados a TARIFAS DE IMPUESTOS son definidos en el sistema por el departamento de personal.

Características generales del sistema de nóminas son:

  • Múltiples tipos de nóminas.
  • Múltiples tipos de conceptos de percepción y/o deducción definibles por el usuario.
  • Formulas de calculo por concepto definibles por el usuario.
  • Control de impuestos:
    • ISPT.
    • IMSS (Obrero y Patrón).
    • Afores.
    • INFONAVIT.
    • Impuestos estatales
  • Nóminas especiales:
    • Aguinaldos, PTU, fondo de ahorro.
  • Control de descuentos repetitivos.

Compras

El departamento de compras es una de las áreas claves de la empresa, ya que es el encargado de suministrar los productos y materias primas en condiciones de precios favorables y tiempos de entrega adecuados.

Es de vital importancia conocer en todo momento que ordenes de compra han sido colocadas y a que proveedores, así como las fechas estimadas de entrega para la empresa. Las herramientas que provee este sistema de COMPRAS, convierten al departamento de compras en un negociador eficaz para la compañía.

Este sistema controla toda la información relacionada a compra de productos y servicios, permitiendo a cada uno de los departamentos de la empresa colocar sus requisiciones de compra en el sistema, lo cual simplifica la labor de los compradores facilitándoles negociar precios por volumen y colocar ordenes de compra a proveedores en forma consolidada.

Es posible dar seguimiento a cada una de las ordenes de compra colocadas conociendo en todo momento cual es el estado del BACK-ORDER de compras.

El almacén podrá registrar entradas en función a las cantidades que se ordenaron. Al efectuar este registro de información el sistema afecta en forma automática a los módulos de INVENTARIOS, CUENTAS POR PAGAR Y CONTABILIDAD GENERAL. El sistema permite obtener información acerca de los niveles de eficiencias de los proveedores.

Características generales del sistema de compras son:

  • Múltiples monedas.
  • Múltiples tipos de ordenes de compra.
  • Control del backorder de proveedores.
  • Listas de precios por proveedor.
  • Cotización de requisiciones de compra.
  • Impresión de requisiciones y ordenes de compra.
  • Análisis de compras por:
    • Proveedor
    • Producto
  • Registro y control de devoluciones
  • Acumulados de compra.

Inventarios

El control y administración del inventario hoy en día es una de las armas estratégicas de la empresa. El nivel óptimo de inventario permite elevar el SERVICIO A CLIENTES en surtido de productos, y eficienta los recursos económicos de la compañía. El sistema de inventarios provee de los elementos indispensables para poder administrar los inventarios.

Este sistema permite analizar las existencias de los productos por almacén (HASTA 99 ALMACENES). Evalúa los productos de LENTO Y RAPIDO MOVIMIENTO, e identifica los productos OBSOLETOS (ROTACION DE INVENTARIOS).

Es posible obtener información de las existencias de los productos valuados en diferentes opciones de costeo (COSTO PROMEDIO, COSTO ESTANDAR Y COSTO DE ULTIMA COMPRA).

Este sistema es alimentado en forma automática por los módulos de COMPRAS (ENTRADAS POR COMPRAS) y FACTURACION (SALIDAS POR VENTAS).

El sistema de inventarios cuenta con las herramientas para toma y valuación de INVENTARIOS FISICOS.

Características generales del sistema de inventarios son:

  • Múltiples almacenes (99,999).
  • Múltiples tipos de transacciones definibles por el usuario.
  • Valorización de inventarios:
    • Ultima compra.
    • Costo promedio.
  • Inventarios físicos.
  • Múltiples periodos en línea.
  • Análisis de transacciones por periodo.
  • Determinación automática de:
    • Existencias mínimas.
    • Existencias máximas.
    • Punto de reorden.